Pengertian Job Description (uraian pekerjaan) adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
“Rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan” (Siswanto,2002)
Uraian pekerjaan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta yang ada. Penyusunan uraian pekerjaan adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang setiap jabatan.
Tujuan Job Description
Uraian pekerjaan harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pemegang jabatan mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya. Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh pemegang jabatan.
Uraian pekerjaan menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pemegang jabatan. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakibatkan seorang pejabat kurang mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pemegang jabatan yang bersangkutan menjadi overreacting.
Sebuah uraian pekerjaan tidak perlu dibatasi untuk menjelaskan situasi saat ini, atau pekerjaan yang saat ini diharapkan, tetapi juga dapat menetapkan tujuan untuk apa yang mungkin dicapai di masa depan.
Fungsi Job Description
Job description di dalam setiap organisasi memiliki fungsi yang berbeda. Hal ini ditentukan berdasarkan jabatan masing-masing. Pembagian fungsi job description dijelaskan sebagai berikut:
- Atasan : uraian pekerjaan digunakan untuk mengoptimalkan peran dan tanggung jawab bawahan.
- Pimpinan organisasi: uraian pekerjaan untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
- Pemegang jabatan: uraian pekerjaan sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi.
- Perekrut: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan. Dengan memahami uraian pekerjaan seorang perekrut dapatmemahami apa tuntutan jabatan yang diperlukan sehingga lebih mudah mencari atau menilai jenis orang yang bagaimana yang sesuai memegang jabatan tersebut.
- Trainer: uraian pekerjaan digunakan untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan dan untuk menentukan jenis pelatihan apa yang dapat membantu pemegang jabatan agar lebih baik dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
- Perencana Karir (Succession Planner): uraian pekerjaan digunakan untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggung jawab dan kebutuhan organisasi serta menata jabatan-jabatan yang ada agar setiap pemegang jabatan memiliki arah yang jelas
- Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner): uraian pekerjaan berfungsi membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggung jawab yang diperlukan untuk menyusun perencanaan pengembangan organisasi yang ada saat ini untuk menghadapi tanangan baik dari segi internal maupun eksternal
- Job Evaluator: uraian pekerjaan berfungsi untuk memberikan bobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi.
Unsur-Unsur Job Description
Menurut Hasibuan (2010), uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami serta menguraikan hal-hal berikut:
- Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan seperti rektor, dekan, dosen atau kepala bagian administrasi
- Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan sebaiknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
- Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
- Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat, mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
- Ringkasan pekerjaan atau jabatan, sebaiknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi dan aktivitas utamanya.
- Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.
DAFTAR PUSTAKA
- Hariandja, Marihot Tua Efendi. (2007) Manajemen Sumber Daya manusia : Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai. Jakarta: Grasindo.
- Gomes, Faustino Cardoso. (2003) Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: ANDI
- Hasibuan, Malayu S.P. (2010) Manajemen Sumber Daya Manusia edisi revisi. Jakarta: PT Bumi Aksara.
- Handoko, T Hani. (1997) Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: BPFE
- Flippo, B. Edwin. (1989) Manajemen Personalia edisi keenam, diterjemahkan oleh Moh Masud. Jakarta: Erlangga
- Raymond J. Stone. (2005) Human Resource Management fifth edition. Australia: John Wiley & Sons
- Hariandja, Marihot Tua Effendi. (2002) Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo