Pengertian Dokumentasi ditinjau secara umum, bisa dijelaskan bahwa dokumentasi dapat diartikan sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi. Dokumentasi juga berarti :
- Suatu pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian, dan penyediaan dokumen.
- Aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumentasi diartikan dalam beberapa pengertian yaitu :
- Pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
- Pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain).
Pengertian Dokumentasi Menurut Pendapat Para Ahli
Menurut Federatioon Internationale de Decomentation (FID), dokumentasi diartikan sebagai aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan dalam berbagai jenis dokumen mengenai semua lapangan pekerjaan manusia. Selain pengertian tersebut, beberapa ahli telah mengemukakan pendapatnya tentang apa yang dimaksud dengan dokumentasi, diantaranya adalah sebagai berikut :
- Nurhadi Magetsari, berpendapat bahwa dokumentasi adalah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun di tempat informasi direkam, dan rekaman yang ditulis atau dipahat, lalu menyampaikan informasi berupa fakta.
- Paul Otlet, berpendapat bahwa dekumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan penemuan kembali lalu penyebaran dokumen.
Fungsi Dokumentasi
Secara umum, dokumentasi berfungsi sebagai berikut :
- memberikan informasi tentang konten dokumen untuk pengguna.
- memberikan bukti dan data akurat tentangdeskripsi dokumen.
- melindungi dan menyimpan konten fisik dari dokumen.
- menghindari kerusakan dokumen.
- menyiapkan isi dokumen sebagai bahan untuk penelitian oleh para ilmuwan.
- mengembangkan kumpulan dokumen untuk negara.
- memberikan jaminan integritas dan keaslian informasi dan data yang terkandung dalam dokumen.
Sedangkan fungsi dokumentasi dalam sebuah perusahaan adalah :
- sebagai memori perusahaan digunakan untuk menjaga agensi.
- membantu membuat keputusan, melaksanakan perencanaan, dan melakukan pengawasan.
- digunakan sebagai alat bukti.
- digunakan sebagai referensi histori.
- penyedia informasi untuk keuangan, personalia dan lain-lain yang nantinya akan dibutuhkan oleh berbagai manajemen perusahaan.
- untuk tujuan pendidikan karyawan baru.
- untuk menjaga hubungan perusahaan dengan masyarakat, khususnya klien perusahaan.
Fungsi dokumentasi dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :
1. Dinamis.
Dinamis, maksudnya adalah dokumen yang dapat dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Fungsi dinamis dokumentasi dapat dibedakan menjadi :
- Dinamis aktif.
- Dinamis semi aktif.
- Dinamis in aktif.
2. Statis.
Statis, maksudnya adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor, yaitu :
- Dokumen koprol.
- Dokumen literal.
- Dokumen privat.
Tugas Dokumentasi
Tugas dokumentasi diantaranya adalah sebagai berikut :
- Mencari serta mengumpulkan bahan.
- Mencatat dokumen serta mengolahnya.
- Mempublikasikan serta mendistribusikan dokumen yang diperlukan.
- Melakukan filling atau pengarsipan.
Tujuan dan Peranan Domentasi
Secara umum, tujuan dari kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan juga bukti. Selain dari tujuan tersebut, kegiatan dokumentasi mempunyai peranan sebagai berikut :
- membantu pelayanan bidang dokumentasi.
- penerbitan jurnal publikasi dokumentasi.
- mengadakan sebuat konferensi seminar ilmiah.
- membantu perkembangan ilmu pengetahuan.
- membuat dan mengembangkan suatu metode pengolahan dokumen.
- membuat dan mengembangkan bidang katalog.
Pengkodean Dokumentasi
Pengkodean dokumentasi dimaksudkan untuk mempermudah dan menyingkat waktu dalam penyimpanan. Untuk melakukan pengkodean dokumen dilakukan dengan pencatatan berberapa hal pada buku induk dokumen, diantaranya :
- Nomor urut.
- Tanggal dokumen diperoleh.
- Penyusunan dokumen.
- Nama atau judul dokumen.
- Kota tempat terbit.
- Tahun penerbitan.
- Jumlah halaman.
- Cara saat memperoleh dokumen saat ini.
Dengan memperoleh kode “kode sandi” akan dapat dengan cepat ditemukan dokumen yang dicari. Dalam menetapkan kode, dignakan suatu teknik yang memuat suatu aturan-aturan dalam mengindeks. Sedangkan untuk dokumen yang terjilid (dalam bentuk buku), penyimpanan, penataan, dan pengamanannya dapat mempergunakan sistem perpustakaan. Pembagian klasifikasi dimulai dari pembagian utama yang dipecah menjadi dividi, dividi dipecah lagi menjadi bagian, dan bagian dipecah menjadi sub-bagian.
Perbedaan Antara Dokumentasi dan Dokumen
Terdapat perbedaan mendasar antara dokumentasi dan dokumen. Perbedaan tersebut dapat dilihat dalam pengertian antara dokumentasi dan dokumen sebagaimana dijelaskan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. Perbedaan antara dokumentasi dan dokumen adalah :
1. Dokumentasi :
- Pengumpulan, pemilihan, pegolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
- Pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain).
2. Dokumen :
- Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, dan surat perjanjian).
- Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
- Rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikanbukti keterangan, medis arsip data keadaan perkembangan.
Selain perbedaan berdasarkan pengertiannya tersebut, terdapat beberapa perbedaan lain antara dokumentasi dan dokumen, yaitu :
1. Dokumentasi :
- difokuskan pada kegiatannya.
- merupakan unit kerja.
- bersifat aktif.
- mengolah dan menyiapkan dokumen baru.
- menyiapkan keterangan untuk penelitian.
2. Dokumen :
- difokuskan pada benda atau informasinya
- tidak merupakan unit kerja.
- bersifat pasif.
- digunakan sebagai alat bukti.
- menunjang penelitian.
Demikian penjelasan singkat tentang dokumentasi. Semoga bermanfaat.